Das Rechnen mit Zeitangaben ist in Excel grundsätzlich kein Problem und die meisten Anwender nutzen diese Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung oder für Abrechnungen aller Art. Am häufigsten treten wahrscheinlich Probleme wie das Rechnen mit negativen Zeitangaben, das Rechnen über Datumsgrenzen, die Darstellung von Zeiten über 24 Stunden, die Umwandlung von Uhrzeiten in Dezimalzahlen (und umgekehrt) oder das Runden von Zeiten auf die nächsten x Minuten auf.

Zunächst aber einige Grundlagen, die helfen sollen, die Funktionsweise besser zu verstehen. Obwohl Excel eine Uhrzeit in der Form "12:00" darstellen kann, wird sie intern nicht so verarbeitet. Für jede Uhrzeit zwischen 0:00 Uhr und 24:00 Uhr gibt es einen Dezimalwert zwischen 0 und 1. Zum Beispiel:

· 0,25 = 6:00 Uhr (=1/4 des Tages)
· 0,5 = 12:00 Uhr (=die Hälfte des Tages)
· 0,75 = 18:00 Uhr (=3/4 des Tages)

Auf dieser Basis lässt sich jede beliebige Uhrzeit abbilden. Man kann das ganz einfach testen, indem man eine beliebige Uhrzeit in eine Zelle eingibt und dann das Zahlenformat "Standard" zuzuweist. Excel zeigt dann automatisch die Dezimalzahl an, die hinter der eingegebenen Uhrzeit steckt.

Das einfache Rechnen mit Uhrzeiten ist auf dieser Grundlage sicher kein Problem. Gibt man beispielsweise in A1 als Arbeitsbeginn 6:00 Uhr ein und in A2 als Arbeitsende 12:00 Uhr ergibt sich folgende Formel zur Berechnung der Arbeitszeit in A3:

=A2-A1

Als Ergebnis erhält man 6:00 Stunden.
Hierbei rechnet Excel nichts anderes als

=0,5 - 0,25

Das Ergebnis 0,25 entspricht der Uhrzeit 6:00 - wie oben erwähnt.

Hier muß man nun noch folgende Einschränkung von Excel beachten:

Das Verwenden von Uhrzeiten direkt in einer Formel (=12:00-6:00) ist nicht möglich und führt zu einer Fehlermeldung.

Die Uhrzeiten sind lediglich spezielle Formatierungen, mit denen nicht gerechnet werden kann. In einer Formel müsste eine Uhrzeit daher zunächst über die Funktion ZEITWERT in die dezimale Entsprechung umgewandelt werden. Das ergibt die folgende Formel:

=ZEITWERT("12:00")-ZEITWERT("6:00")

Anhand dieser Beispiele kann man erkennen, daß das Rechnen mit Uhrzeiten nur bei ganz simplen Additionen und Subtraktionen wirklich einfach ist.

Soll beispielsweise ein Arbeitslohn auf Grundlage der berechneten Arbeitszeit ermittelt werden, fangen die Probleme schon an, denn die Multiplikation von "6:00" mit einem Stundenlohn von beispielsweise 10 EUR führt nicht zu dem korrekten Ergebnis. Für diese Berechnung ist es notwendig, die Uhrzeit in eine Dezimalzahl zu verwandeln (zum Beispiel 6,0 für 6:00). Die Dezimalzahl, die hinter der Uhrzeit steht bringt man durch die Multiplikation mit 24 auf eine 24-Stunden-Basis:

=A3*24

Nach Formatierung der Zelle auf das Zahlenformat "Standard" wird als Ergebnis 6 angezeigt und diese Zahl kann man dann ganz einfach mit dem Stundensatz multiplizieren. Genauso einfach ist es, eine Dezimalzahl in eine Uhrzeit umzuwandeln: dazu dividiert man die Zahl einfach durch 24. Zum Beispiel:

=12,5/24

Das Ergebnis: 12:30 (nach entsprechender Formatierung über Format-Zellen).