Wenn man eine ganz bestimmte Aufgabe in Excel erledigen will und Excel weder geeignete Tabellenfunktionen besitzt noch entsprechende Menüoptionen anbietet, kann man selbst Prozeduren entwickeln, mit denen das gewünschte Ziel erreicht wird. Dafür setzt man VBA (Visual Basic für Applikationen), die Makro-Programmiersprache von Excel, ein.

Der Befehlsumfang von VBA ist speziell auf Excel abgestimmt. So gibt es zum Beispiel allgemeine Funktionen zum Öffnen oder Speichern von Arbeitsmappen oder solche zum Bearbeiten von Tabelleninhalten. Dieser Funktionsumfang reicht manchmal nicht aus. Deshalb gibt es die Möglichkeit, neben den in Excel und VBA integrierten Funktionen auch Befehle des Betriebssystems - also von Windows - zu nutzen. Der Zugriff auf die Windows-Funktionen erfolgt über eine besondere Schnittstelle, über das "Application Programming Interface" oder kurz: API. So spricht man auch von API-Funktionen oder API-Aufrufen.

Die Anwendung einer API-Funktion wird im Beispiel Bildschirmauflösung per API-Funktion ermitteln demonstriert.

In VBA-Prozeduren selbst können die API-Funktionen wie herkömmliche Funktionen eingesetzt werden.

Ein sinnvoller Einsatz von API-Funktionen verlangt allerdings fundierte Programmierkenntnisse, da ein fehlerhafter Aufruf Schäden am Computersystem nach sich ziehen könnte. Außerdem ist man bei der Recherche nach der gerade geeigneten Funktion auf sich allein gestellt, da weder Handbuch noch Online-Hilfe von Excel Auskunft über API-Funktionen geben.